Dicas para automação dos processos da sua empresa!

Por que automatizar processos e execuções tem de ser uma prioridade de todas as empresas que buscam competitividade no mercado atual? A automatização de processos para uma empresa significa resoluções adequadas, rápidas e menos sujeitas a erros.
O controle de vários setores da empresa – por exemplo, o de estoques – quando sistematizado por softwares adequados trará simplificação para os operadores, maior clareza na administração e evitará perdas por meio da gestão eficiente de estoques. Estoques mantidos abaixo do necessário, causam perdas de vendas; se acima, representam imobilização de capital.
automatizar processos e inovar

Como automatizar os processos de sua empresa?

Apesar da importância da automatização, por vezes é difícil definir como implantá-la. A dúvida geralmente consiste em saber por onde iniciar e o que pode ser feito. Existe um procedimento que pode ser seguido para identificar os pontos mais carentes nesse sentido. Os passos a serem seguidos, de forma que se possa identificar e decidir por onde começar, são os seguintes:

Esquematizar todos os processos de automação

Desenhar todos os processos da empresa é indispensável e é sempre a primeira ação. Assim você pode identificar pontas soltas, atividades repetitivas e mecanizadas que são replicáveis por uma ferramenta ou software ou, simplesmente, atividades inúteis ou dispensáveis.

Defina prioridades

Depois de visualizar os gargalos nos procedimentos da empresa, programe-se para melhorá-los a partir daqueles que mais irão economizar tempo da equipe e, por consequência, aumentar a produtividade nas fases mais delicadas do seu trabalho.
Por exemplo, se seus funcionários gastam um precioso tempo enviando e-mails de confirmação de compra de um produto da sua loja virtual, talvez seja hora de automatizar o processo. Esse tipo de comunicação não tem uma real interação humana, apenas serve para fornecer uma informação “fria” para o cliente. Nesse caso, uma resposta automática é compreensível.
Se esta tarefa deixa de ser executada por um funcionário, ele poderá se dedicar a outras.

Foco no cliente

O cliente tem que ser tratado como prioridade em qualquer processo de automação, e cada decisão precisa ser direcionada para melhorar  o conhecimento sobre o cliente e ampliar a interação com ele.
Um campo de cadastro no qual o cliente pode fornecer dados para receber as melhores ofertas e novidades da empresa certamente vai ser de interesse dele. Uma ferramenta de e-mail que envie atualizações automaticamente para os clientes cadastrados, os mantém sempre próximos, fixando a imagem e a marca da sua empresa, um importante fator de geração de  vendas.

Treinamentos

Toda novidade, além de muito testada e acompanhada de perto, precisa ser compreendida por quem vai utilizá-la. Portanto, não economize na capacitação do seu staff para as operações automatizadas. Isto vai fazer toda a diferença quanto aos resultados que que os colaboradores irão apresentar.

Metodologia

É conveniente ter minuciosamente documentados os dados e resultados anteriores ao processo de automação. Com isto, é possível avaliar, após um determinado período, os resultados das mudanças.
Também é preciso ter sempre em mente que algumas dessas mudanças podem demorar mais tempo para gerar resultados ou apresentar uma relação custo X benefício positiva. Tudo isso depende da eficácia do processo, bem como do próprio tempo necessário para sua maturação.
Todas estas considerações são indicadoras de que promover mudanças que aperfeiçoem os processos no ambiente empresarial são benéficas. Para conhecer algumas ferramentas que podem te ajudar a automatizar a comunicação interna e outros processos da sua empresa, confira este outro texto no nosso blog.

Compartilhe

Compartilhar no facebook
Compartilhar no twitter
Compartilhar no linkedin
Compartilhar no whatsapp
Compartilhar no email

Posts recentes

Siga a ACMinas

Assine nossa Newsletter

Receba nossa novidades em primeira mão por email.